Administrasi merupakan
keseluruhan proses, mulai dari proses pemikiran, proses perencanaan, proses
pengaturan, proses penggerakan, proses pengawasan sampai dengan pencapaian
tujuan.
Fungsi atau tugas
administrasi berarti keseluruhan tindakan (aktivitas) yang harus dilakukan oleh
seseorang yang berkedudukan sebagai “administrator” ( memegang jabatan dalam
manajemen suatu organisasi).
Tinjauan administrasi
adalah melihat kegiatan dalam suatu lembaga melakukan aktivitas tertentu. Dapat disimpulkan
bahwa administrasi mempunyai
pengertian: ”Aktivitas-aktivitas untuk mencapai tujuan” atau “proses
penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan”.
Ciri-Ciri Administrasi
:
1. Adanya
orang-orang /kelompok manusia yang terdiri atas 2 orang atau lebih.
2. Adanya
kerja sama
3. Adanya
proses/usaha/kegiatan-kegiatan
4. Adanya
bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
5. Adanya
pedoman/petunjuk
6. Adanya
rasionalitas
7. Adanya
tujuan yang hendak dicapai
Unsur-Unsur
Administrasi :
1. Masukan
(input)
2. Proses/Fungsi-fungsi
Administrasi
3. Keluaran
(Out Put)
4. Sasaran
5. Administrasi
sebagai sistem
Organisasi adalah suatu
kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama yang diinginkan dan
mau terlibat dengan peraturan yang ada. Organisasi ialah suatu wadah atau
tempat untuk melakukan kegiatan bersama, agar dapat mencapai tujuan yang telah
ditetapkan bersama.
Menurut Kamus Besar
Bahasa Indonesia (KBBI), organisasi adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas
bagian bagian orang dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan bersama.
Dalam Kamus
Administrasi dikatakan bahwa,Organisasi adalah suatu usaha kerja sama dari
sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Ciri-Ciri Organisasi menurut
Berelson dan Steiner (1964:55), sebuah organisasi memiliki ciri-ciri sebagai
berikut :
1. Formalitas
2. Hierarkhi
3. Besarnya
dan Kompleksnya
4. Lamanya
(Duration),
Umumnya ciri-ciri organisasi, yaitu :
1. Adanya komponen (
atasan dan bawahan) .
2. Adanya kerja sama (cooperative yang berstruktur dari
sekelompok orang).
3. Adanya tujuan .
4. Adanya sasaran .
5. Adanya keterikatan format
dan tata tertib yang harus ditaati .
6. Adanya
pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas.
Unsur-Unsur Organisasi :
1. Sebagai
Wadah Atau Tempat Untuk Bekerja Sama
2. Proses
kerja sama sedikitnya antar dua orang
3. Jelas
tugas kedudukannya masing-masing
4. Ada
tujuan tertentu
Organisasi juga
mempunyai unsur-unsur pendukung agar bisa berjalan dan terlaksana, berikut
unsur-unsur organisasi :
1. Man
2. Kerjasama
3. Tujuan
Bersama
4. Peralatan
(Equipment)
5. Lingkungan
(Environment)
Kata Manajemen berasal
dari bahasa Perancis kuno ménagement,
yang memiliki arti "seni melaksanakan dan mengatur". Manajemen belum
memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet,
misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui
orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan
mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.
Pengertian manajemen
secara umum adalah kerja sama dengan orang-orang untuk menentukan,
menginterprestasikan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan pelaksanaan
fungsi manajemen itu sendiri yaitu fungsi perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengawasan.
Ada 4 fungsi utama
dalam manajemen:
1. Perencanaan (Planning),
2. Pengorganisasian (Organizing),
3. Pengarahan (Actuating/Directing),
4. Pengawasan (Controlling)
Untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools).
Tools merupakan syarat suatu usaha
untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools
tersebut dikenal dengan 6M, yaitu men, money,
materials, machines, method, dan markets.
Hubungan
Administrasi, Organisasi, dan Manajemen
Ada beberapa orang yang
beranggapan bahwa sesungguhnya administrasi dan manajemen adalah sama, hanya
saja istilah administrasi digunakan pada badan / organisasi pemerintah,
sedangkan istilah manajemen dipergunakan untuk organisasi swasta. Administrator
sama artinya dengan manajer, tetapi organisasi untuk pemerintah. Hal ini dapat
dilihat pada penggunaan istilah manajer untuk perusahaan swasta yaitu diantaranya
manajer pemasaran, manajer pembelian dan lain-lain. Serta kepala bagian
administrasi keuangan, kepala bagian administrasi kepegawaian dan lain-lain.
Jadi dapat disimpulkan bahwa hubungan antara administrasi organisasi dan
manajemen adalah sebagai berikut :
1. Kepemimpinan merupakan arti dari
manajemen
2. Melalui manajemen semua kegiatan di koordinir dan
diarahkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.
3. Administrasi merupakan suatu kegiatan pelayanan,
termasuk di dalam kegiatan administrasi adalah kegiatan pengelolaan atau
manajemen administrasi dapat dilaksanakan di dalam atau diluar organisasi
(formal).
4. Organisasi (formal) merupakan tempat
dilaksanakannya kegiatan administrasi.
Manajemen merupakan
proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerjasama antar manusia. Hal ini
mengartikan adanya hubungan timbal balik antara kegiatan dan kerjasama satu
pihak dengan pihak lainnya.
Dari hal itu kita dapat
mengambil kesimpulan bahwa betapa erat hubungan manajemen dan organisasi.
Hubungan antara
administrasi, organisasi, dan manajemen erat dan tidak dapat dipisahkan karena saling
berhubungan dan saling mendukung.